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Rechnungen digital signieren, vollwertig und günstig

Geschrieben in Webentwicklung von Michael am 25 November 2007

Ich habe entdeckt, dass es seit einigen Tagen eine vollwertige und sehr günstige Lösung zum digitalen Signieren von Rechnungen gibt. Da ich selbst etwas Hintergrundwissen zu digitalen Zertifikaten besitze, habe ich das Angebot auf sein Vollwertigkeit hin überprüft.

Es gibt das Angobt smskaufen.de der Firma EventVoiceMedia GmbH. Unter dieser Adresse bieten sie gewerblichen Nutzen SMS, MMS und Faxdienste in leistungsfähigen Versionen zu günstigen Preisen an (siehe auch). Seit kurzem haben sie den Service für digitales Signieren von Rechnungen hinzugenommen. Das Angebot ist aus zwei Gründen sehr attraktiv:

  • Der Preis: Es wird nur pro Rechnung abgerecht, weshalb das Angebot gerade auch für Leute interessant ist, die monatlich nur ein Hand voll Rechnungen erstellen. Der Preis pro signierter Rechnung liegt unter 20 Cent, es gibt keinen Grundpreis.
  • Der Komfort: Für kleine Mengen funktioniert der Service ganz einfach per Web-Upload und Email. Sie laden ihre PDF-Rechnung per Web-Upload auf einer Webseite des Anbieters zu ihm hoch, und bekommen promt die signierte PDF-Rechnung per Email zurück. Im Angebot ist aber auch eine Webschnittstelle, mit der sich der Upload der unsignierten PDF-Rechnung und die Entgegennahme der signierten Rechnung in Webanwendungen und in lokalen Anwendungen automatisieren lässt.

Ich habe selbst nachgeforscht, ob dieser günstige und einfache Weg wirklich für den Umsatzsteuerabzug anerkannt ist. Das BMF hat in einem wichtigen Schreiben zum Gesamtthema „Umsatzsteuer“ vom 19.1.2004 im Punkt 2.4 geregelt, dass das digitale Signieren von Rechnungen auch an Dienstleister abgegeben werden kann, und dass der Dienstleister dafür ein eigenes digitales Zertifikat verwenden darf. Der Dienstleister muss zusätzlich von der Bundesnetzagentur geprüft worden sein.

Das heißt also, sie unterschreiben ihre Rechnung nicht selbst, sondern sie lassen ihre Rechnung von einem Dienstleister unterschreiben, der das machen darf. Und das ist eine Vorgehensweise, die das BMF offiziell zugelassen hat.

Was an der Stelle auch gesagt werden kann: Es müssen nur Rechnungen digital signierte werden, die an Unternehmen mit Vorsteuerabzugsberechtigung gehen. Wenn sie eine Rechnung an Privatpersonen oder Kleinunternehmer senden, dann brauchen diese Rechnungen keine digitale Signatur. Es geht bei diesem ganzen Thema nur um die Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug.

Was auch noch gesagt werden sollte: Wer umsatzsteuerabzugsberechtigt ist und tatsächlich digital signierte Rechnungen entgegen nimmt, steht vor einer noch ganz anderen Herausforderung. Die digital signierte Rechnung ist das einzige Original der Rechnung. Jeder normale Ausdruck ist nur ein Kopie davon (selbst wenn man sich den Ausdruck vom Ersteller nachsenden lässt). Deshalb ist der Empfänger in diesem Fall verpflichtet dieses digitale Original der Rechnung in digitaler Form revisionssicher und ausreichend lange lesbar zu archivieren. Er darf auf keinen Fall einen einfachen Ausdruck anfertigen und das digitale Original dann löschen. Wovon ich allerdings schon gelesen habe, ist, dass man die Rechnung zusammen mit der digitalen Signatur ausdrucken kann. Die digitale Signatur wird dabei in einer zweidimensionalen, digital lesbaren Form als Pixelgrafik ausgedruckt. In wieweit so ein Ausdruck das digitale Original vollständig ersetzt, weiß ich noch nicht. Das werde ich noch erforschen.

OpenOffice mit docx- und xlsx-Dateien

Geschrieben in Windows von Michael am 2 November 2007

Bisher kann OpenOffice (Version 2.3) nicht direkt mit den neuen Office-2007-Dateiformaten umgehen. Es gibt aber von Microsoft ein kostenloses Konvertierungstool das „Compatibility Pack für 2007 Office System“, welches völlig unabhängig von sonstigen MS-Produkten installiert werden kann.

Die Installation ist denkbar einfach, Datei herunterladen, ausführen, Lizenzbestimmung zustimmen, kurz warten, fertig. Danach öffnet sich weder ein Programm, noch gibt es einen neuen Eintrag im Programme-Menü, das Programm verzieht sich wie ein Treiber in den Hintergrund. Mit der Installation lernt das Windows aber mit den Dateiendungen von Office 2007 umzugehen. Ein Doppelklick auf eine docx- oder xlsx-Datei startet den Konverter und fragt, wo es das Konvertierungsergebnis im Format Word/Excel 2003 ablegen soll. Diese Datei kann dann wie jede Office 2003-Datei mit OpenOffice oder MS-Office 2003 geöffnet und bearbeitet werden.

Der Konverter besitzt allerdings keinen Weg zurück. Es geht nur von 2007 nach 2003 und nicht wieder nach 2007.

Hier der Download-Link bei Microsoft zur deutschen Version

Ergänzung: Mit OpenOffice 3 hat sich die Situation verändert. OpenOffice 3 kann jetzt direkt docx- und xlsx-Dateien lesen, aber nur lesen, abspeichern nach Änderungen muss man es dann allerdings in einem anderen Format. Diese Änderung hat noch einen riesen Vorteil: man kann jetzt docx- und xlsx-Dateien auch auf Linux-Rechnern öffnen, denn der Konverter von Microsoft läuft natürlich nur unter Windows, OpenOffice auch unter Linux. Und wer es noch nicht weiß, OpenOffice kann direkt hochwertige, kompakte PDF-Dokumente erstellen, ohne Umweg über einen PDF-Druckertreiber.

Hier der Link zum Download von OpenOffice